In de wereld van Business Intelligence (BI) en Analytics is Self Service populair. Daarmee verzamelen medewerkers data die ze vervolgens rapporteren in bijvoorbeeld dashboards. Niet meer afhankelijk van de ICT-afdeling zijn lijkt ideaal, maar Self Service brengt ook een aantal risico’s met zich mee. Floris Lemkes, Power BI Consultant bij Inergy, zet ze voor je op een rijtje. 

Het concept van Self Service is eenvoudig: de klant bedient zichzelf. Voorheen gebeurde dat door het personeel. Denk bijvoorbeeld aan tankstations, warenhuizen of een zelfbedieningsrestaurant. De klant redt zichzelf prima en het personeel is alleen nog aanwezig voor ondersteunende taken.

De risico’s op een rijtje
“Tegenwoordig kom je deze vorm van zelfbediening op veel meer plekken tegen”, vertelt Floris. “Leveranciers van BI-tools positioneren hun product als een Self Service tool. Het bekendste voorbeeld daarvan is Power BI van Microsoft.”

Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van de ICT-afdeling, maar kunnen volledig zelfstandig aan de slag. Volgens Floris biedt dat enorm veel flexibiliteit, maar kleven er ook risico’s aan. Hij vertelt over de vier grootste risico’s.

  1. Modelleren en definiëren van meetwaarden
    “Hoewel Power BI gebruiksvriendelijk is, schuilt daarin juist ook het gevaar van onderschatting. Modelleren en definiëren van meetwaarden met DAX zijn namelijk simple, but nog easy”, legt Floris uit. “Zonder echte kennis van DAX kan je niet met zekerheid zeggen of de meetwaarde het juiste getal geeft en of het dat in elke situatie blijft doen. Sturen op data is dan gevaarlijk.”
  1. Wildgroei aan rapporten
    “Er is een kans dat meerdere medewerkers – gedeeltelijk – hetzelfde rapport maken. Zo ontstaat er al snel een wildgroei aan rapporten en loop je het risico dat de gemaakte rapporten andere definities bevatten dan centraal is afgesproken. Is die KPI nou wel of niet gehaald? De vraag is of het ontwikkelproces efficiënt is. Vaak is er sprake van onnodig dubbel verricht werk doordat niet duidelijk is welke informatie inzichtelijk is gemaakt en in welk rapport dat inzicht te vinden is”, aldus Floris.
  1. Non-functionele eisen
    “Door het succes van de gemaakte rapporten vergeten mensen vaak aandacht te schenken aan de non-functionele eisen, terwijl die ook heel belangrijk zijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om autorisatie, performance-optimalisatie, datakwaliteitscontroles, voldoen aan de AVG-eisen, documentatie en releaseproces. Meestal heeft de maker van het rapport geen tijd of kennis om de non-functionele eisen goed in te richten.”
  1. Beheer en onderhoud
    “Vaak hebben gebruikers geen zin of tijd om een rapport te onderhouden en beheren, terwijl bekend is dat beheer en onderhoud de meeste tijd en energie vergen van een IT-oplossing. Besteed daarom ook aan dit aspect voldoende tijd en aandacht.”

Governed Self Service BI
De vier genoemde risico’s maken duidelijk dat je voorzichtig moet omgaan met Self Service Power BI. Floris ziet meer toekomst in een gekaderde variant van Self Service in Power BI. “Daarmee organiseer je een goede balans tussen vrijheid en beheersbaarheid. Zie het als onze verkeersregels. Ook die zorgen ervoor dat de mogelijkheden verruimen en juist niet beperken, door het voorkomen van chaos.”

“Ik introduceer graag Governed Self Service BI. Een gekaderde variant van de huidige vorm van Self Service BI”, merkt Floris tot slot op. In zijn volgende blog gaat hij in op hoe wat hem betreft deze variant eruit moet zien.

Lees hier ook de vorige blog van Floris over Power BI.

Bekijk de animatie over onze Power BI Review of lees er hier alles over.

Wil jij ook de nieuwsbrief ontvangen? Schrijf je hier in!

Nieuwsbrief

Altijd op de hoogte zijn van het laatste nieuws van Inergy? Schrijf je in voor onze Data & Analtycis en/of LIAS nieuwsbrief en ontvang maandelijks een update.

Geschreven door Floris Lemkes op

Ik ben Floris Lemkes en ik werk als Power BI Consultant bij Inergy. Wil jij graag meer weten over dit onderwerp? Neem gerust contact met me op via floris.lemkes@inergy.nl.