Te vaak hoor ik iemand zuchtend zeggen dat rapportages niet gelezen worden. Als voorvechter van datagedreven werken op basis van BI en analytics is dat natuurlijk vreselijk om te horen. In dit blog geef ik een aantal simpele tips om ervoor te zorgen dat rapportages, dashboards en kengetallen echt waarde toevoegen. En niet ongelezen op stapels, in lades of prullenmanden belanden.

Om meteen terug te komen op de vraag die boven die stuk staat: rapportages die niemand leest, hebben natuurlijk geen enkele zin. De vervolgvraag is: hoe komt het en wat kun je eraan doen? In de afgelopen jaren heb ik bij heel wat organisaties een aantal problemen zien terugkeren. Ik zet een aantal typische gevallen op een rijtje.

Maak het relevant
Zorg dat de cijfers die iemand te zien krijgt ook echt aansluiten bij zijn of haar dagelijkse bezigheden. Een manager heeft een andere informatiebehoefte dan een teamleider. En in een directieoverleg heb je niet dezelfde overzichten nodig als tijdens de dagstart. De directie wil bijvoorbeeld zicht op de totale kosten van alle lopende projecten terwijl je bij de dagstart per project wil kunnen inzoomen op kosten per onderdeel.

Geef cijfers context
Wat zegt een cijfer als je niet duidelijk ziet wat de betekenis ervan is? Een goed dashboard geeft aan wat de normering of het target is van een bepaald getal. In één oogopslag moet duidelijk zijn wat een bepaalde score inhoudt. Is het goed zo? Kan het beter? Of is er reden voor acute maatregelen?

Less is more
Het is een simpele communicatieles. Wie te veel boodschappen wil vertellen, verliest zich al snel in een onnavolgbaar verhaal. En dat geldt zeker voor dashboards en managementrapportages. Hou het overzichtelijk, behapbaar en toegankelijk.

Cijfers om op te sturen
Er is niets zo frustrerend als telkens opnieuw een dashboard in het rood te zien terwijl je zelf geen invloed hebt op die indicator. Toon dus alleen informatie die binnen de invloedssfeer ligt van degene voor wie het bedoeld is. Stuurinformatie is alleen interessant als je ook echt de mogelijkheid hebt om te sturen.

Het oog wil ook wat
Een goede vormgeving – de datavisualisatie – is ontzettend belangrijk. Kleurgebruik, de keuze voor een lijn-, staaf- of cirkeldiagram, het opstellen van een vlot leesbare tabel. Het klinkt misschien als een open deur, maar vormgeving is een vak apart. Vraag een expert op het gebied van datavisualisatie om hulp zodat jouw dashboards uitnodigend zijn om te lezen en te gebruiken.

Bij Inergy houden we ons bezig met het tot waarde maken van data. Succes is geen toeval, daar zijn we van overtuigd. En daarom stimuleren we organisaties om datagedreven te werken. Dat rapportages niet gelezen worden, ligt meestal niet aan de ontvanger maar aan de vorm en de inhoud. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om eens kritisch naar je cijfers en datavisualisatie te (laten) kijken.

Laat het me gerust weten als je daar hulp bij kunt gebruiken!

richard.van.seeters@inergy.nl

 

Geschreven door Richard van Seeters