Digitalisering is aan de orde van de dag. Het laatste papieren bankafschrift dat ik ontving kan ik mij niet meer heugen, mijn kinderen (1 en 3) hebben naar mijn herinnering nog nooit televisie gekeken maar de Netflix-tune kunnen ze probleemloos nabootsen. Opvallend genoeg hoor ik in mijn vakgebied nog regelmatig dat een papieren Begroting of Jaarverslag goed voldoet. ‘’Digitalisering zou niets toevoegen’’ en ‘’zaken juist compliceren’’. Ik ben het daar niet mee eens. In deze blog vindt u een aantal voordelen voor Bestuur, Raad en organisatie wanneer u de papieren Planning en Control-producten vaarwel zegt.
De tegenargumenten
Voordat ik start met het benoemen van de voordelen van online webpublicaties zal ik hieronder eerst de meest gehoorde argumenten om niet over te stappen naar digitale P&C-producten beschrijven:
- Het online jaarverslag is niet raadpleegbaar offline, ik kan het dus niet overal inzien;
- Ik kan nu met post-its aantekeningen toevoegen of in een pdf aantekeningen maken, online kan dit niet;
- Tijdens een vergadering of overleg kunnen we snel refereren aan paginanummers van een document waardoor iedereen naar dezelfde tekst kijkt.
De tegenargumenten ontkracht
De gegeven tegenargumenten zijn door de laatste ontwikkelingen niet meer relevant. Hieronder wordt weergegeven hoe de tegenargumenten gepareerd worden.
- Tegenwoordig is overal internet beschikbaar. De online producten van LIAS zijn op alle devices raadpleegbaar, een app downloaden is hiervoor niet nodig, u kunt meteen terecht op de website.
- LIAS biedt de service “Notities en markeringen”. Hiermee kunt u bij een stuk online tekst een opmerking plaatsen. Het voordeel hiervan is dat alle opmerkingen direct raadpleegbaar zijn, u hoeft niet meer te zoeken. Daarnaast zijn de notities overal beschikbaar omdat ze (beveiligd) worden opgeslagen bij de webpublicatie.
- LIAS heeft ook online gezorgd voor paginanummers, u kunt dus met hetzelfde gemak refereren aan een paginanummer.
Zoals u hierboven heeft kunnen lezen zijn de argumenten tegen online Planning en Control producten inmiddels door ontwikkelingen achterhaald. Daarnaast biedt online P&C producten nog meer voordelen. Hieronder staan ze op een rijtje.
De voordelen
Natuurlijk heeft het digitaliseren nog een aantal bijzondere extra’s waarmee Bestuur, Raad en organisatie nog beter worden ondersteund. Hieronder geef ik de belangrijkste voordelen weer. Voor uw gemak zijn ze voorzien van links naar publicaties waar ze al zijn toegepast zodat u zich meteen een beeld kunt vormen:
- Door een Begroting of Jaarverslag online aan te bieden heeft u de mogelijkheid om meer informatie toe te voegen aan de producten zonder dat dit als ballast beschouwd kan worden. Zo kunnen links naar beleidsstukken en websites van bijvoorbeeld Verbonden partijen veel extra informatie bieden. De gemeenteraad en College sturen op hoofdlijnen maar kunnen doorklikken naar onderliggende stukken wanneer gewenst. U maakt in een digitale omgeving veel eenvoudiger onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
- Ook kan meer informatie worden gedeeld over financiën. Doorklikken naar onderliggende lagen en dus verduidelijkingen is eenvoudig te realiseren.
- Een belangrijk voordeel van digitaliseren is dat informatie anders weergegeven kan worden zonder betekenis te verliezen. Voorbeelden hiervan zijn visualisatie van financiële gegevens in grafieken en diagrammen en werken met stoplicht rapportages om snel voortgang te kunnen toetsen. Een andere manier is om informatie te plaatsen in een kaartoverzicht. Hierdoor is meteen te zien waar activiteiten plaatsvinden.
- In het digitale tijdperk is het belangrijk om informatie publiekelijk toegankelijk te maken. Alle webpublicaties zijn ook voor burgers raadpleegbaar. Door een infographic te plaatsen op de startpagina kunt u in één oogopslag aan de burger laten zien wat de plannen van de gemeente zijn. Transparantie en toegankelijkheid worden hierdoor optimaal benut.
- Digitale Planning & Control-producten kunnen in perspectief geplaatst worden. Stel u leest over een specifiek onderwerp in het Jaarverslag 2018 en u wilt zien wat daarover geschreven is in de begroting 2018. Met één druk op de knop kunt u kiezen voor datzelfde onderwerp in de context van de begroting 2018. Dit geeft een extra dimensie aan de informatie die van onschatbare waarde is.
- Daarnaast kunt u ook ondersteunt worden met een zogenoemd P&C-portal. Hier vindt u op één overzichtelijke pagina alle Planning en Control-producten.
- Sociale media is een belangrijk communicatiekanaal om burgers te bereiken. Onderdelen van een P&C-product zijn eenvoudig te delen via bijvoorbeeld Twitter en Facebook. Hierdoor is het eenvoudig om een gesprek of discussie te starten over de inhoud van een P&C-product via sociale media.
Stop de persen en digitaliseer!
Mijn pleidooi is: digitaliseer de producten uit uw Planning en Control-cyclus. U gaat hier zoveel meer plezier van hebben als Gemeenteraad, College, Directie en ambtelijke organisatie. De voordelen spreken voor zich en de tegenargumenten zijn niet meer van toepassing met de vernieuwende oplossingen die LIAS u biedt.
