Mails beantwoorden, afspraken inplannen, de telefoon opnemen en de administratie bijhouden van alle leasecontracten. Het zijn onder andere deze werkzaamheden die Officemanager Francis de Jong uitvoert. Benieuwd hoe haar hele werkdag eruitziet? Je leest het in haar blog!
08.00 uur
Na een verfrissende douche laat ik Pebbles en Roots uit, mijn twee Shih Tzu honden. Om 08.00 uur klap ik mijn laptop open terwijl ik geniet van een heerlijke bak koffie. Ik start met het checken van de mailboxen. Eerst de mailbox van Officemanagement. Er zijn een aantal verzoeken voor het inplannen van afspraken. In de info mail zijn een paar contactaanvragen binnengekomen. Deze stuur ik door naar mijn collega’s van sales. Als ik vervolgens mijn persoonlijke mail check, zie ik dat er wat vragen zijn binnengekomen over leasecontracten.
08.30 uur
Ik ga aan de slag met de vragen over de leasecontracten. Komende week starten er twee nieuwe collega’s. Daarvoor ben ik druk bezig met de overname van hun huidige leasecontacten. Onze vaste leasemaatschappij neemt de contracten over om te voorkomen dat we tal van leasemaatschappijen hebben.
09.00 uur
Tussendoor beantwoord ik verschillende telefoontjes die binnenkomen. Als mijn collega’s van de LIAS Helpdesk al in gesprek zijn komen de telefoontjes van klanten bij mij terecht. Ik vraag of ze het goed vinden als ze op een later tijdstip worden gebeld en dien een terugbelverzoek in bij één van mijn collega’s.
10.00 uur
Het is weer tijd voor een lekker bakkie! In twee stappen sta ik bij mijn koffiemachine. Nadeel van het thuiswerken is dat ik geen collega’s tegenkom om even een gezellig praatje mee te maken. Snel kruip ik weer achter mijn laptop. Met Mathijs kijk ik waar ik een lekker maaltijd ga bestellen voor een klein gezelschap dat in de avonduren een overleg heeft op kantoor.
11.00 uur
Ik ga weer verder met de leasecontracten. Er zijn de afgelopen maanden een aantal veranderingen doorgevoerd en ook zijn er veel elektrische auto’s bijgekomen. Een mooi moment om de administratie even goed onder de loep te nemen en bij te werken. Samen met HR ben ik bezig een verbeterslag te maken in dit proces.
12.30 uur
Pebbles en Roots staan al te trappelen om lekker naar buiten te gaan. Ik ga een stuk met ze lopen. Uiteraard neem ik mijn telefoon mee, want er kan op elk tijdstip van de dag iemand bellen.
13.00 uur
Terug van een fijne wandeling ligt Poes al op mijn te wachten op mijn laptop. Die is natuurlijk lekker warm en daarom uitstekend geschikt om een lekker dutje op te doen. Ze is het er zichtbaar niet mee eens dat ze ervan af moet zodat ik mijn werkdag kan hervatten. Ik check of er mails zijn binnengekomen en onderneem waar nodig actie.
13.30 uur
Vanuit HR komt er een gebruikersovereenkomst binnen die ik moet invullen met de juiste gegevens van de leaseauto van onze nieuwe collega. Nadat ik hem heb ingevuld stuur ik hem terug na HR voor een laatste check. Als hij is goedgekeurd stuur ik de gebruikersovereenkomst naar de nieuwe collega zodat hij hem kan ondertekenen.
14.00 uur
Er komt een mail binnen vanuit Recruitment met het verzoek een overleg in te plannen samen met Joost. Als COO zit zijn agenda vrijwel iedere dag van 09.00 tot 17.00 uur vol. Wat maakt dat het voor mij een geweldig leuke puzzel is om te proberen toch op korte termijn een afspraak in te plannen. Ik schuif wat met andere afspraken die veelal wekelijks terugkeren om een vrije plek te creëren zodat ik de afspraak kan inschieten.
“Het is voor mij een geweldig leuke puzzel om te proberen op korte termijn afspraken in de te plannen”
14.30 uur
Ik heb een videocall met Judith, onze HR Manager. We nemen het een en ander door voor de leasecontracten. Uit die call komen wat werkzaamheden voort die ik direct oppak. Daarna check ik nogmaals de mailboxen. De agenda van Joost loop ik na op dubbele afspraken. Als die er zijn verplaats ik de afspraak op basis van prioriteit. Inmiddels heb ik het getekende document van onze nieuwe collega retour gekregen. Ik stuur het door na HR zodat het netjes in de administratie verwerkt kan worden.
17.00 uur
Ik sluit mijn werkdag af en ga weer lekker met mijn honden wandelen. Daarna kleed ik me om om naar mijn paard toe te gaan. Tijdens het paardrijden kom ik heerlijk tot rust en geniet ik van het buiten zijn!
