Er moet voldaan worden aan steeds meer normen op het gebied van informatieveiligheid. Als verantwoordelijke binnen jouw gemeente moet je kunnen aantonen dat je in control bent. Een Governance Risk and Compliance (GRC) -tool ondersteunt je daarbij. Het geeft inzicht in hoeverre je in control bent op allerlei specifieke onderdelen. Zo werk je gericht aan risico’s én het levert je ook nog eens een besparing op van tijd en daarmee ook kosten. In dit artikel krijg je aan de hand van 7 signalen inzicht in of jouw gemeente klaar is voor de stap naar een GRC-tool.
1. Door de bomen het bos niet meer zien in de hoeveelheid regelgeving
Alle gemeentes zijn onderworpen aan wet- en regelgeving die continu wijzigen. Ga er maar aan staan. Denk bijvoorbeeld aan de Wet politiegegevens (Wpg) met de recent verplicht gestelde audit hiervoor en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waarmee veel gemeentes bezig zijn met de implementatie hiervan. De behoefte aan inzicht en overzicht neemt daardoor toe. Loop je tegen het probleem aan dat je geen overzicht meer hebt in de hoeveelheid regels? Dan kan een GRC-tool die al regels bevat als centrale plek fungeren. Normenkaders staan uitgewerkt in de ondersteunende tool en worden daar ook up-to-date gehouden. Jij hoeft je geen zorgen meer te maken over het normenkader en kunt je concentreren op de normen.
2. Te veel verschillende processen, taken en verantwoordelijken
Heeft jouw gemeente een grote diversiteit aan processen, taken en verantwoordelijken? Dan is de kans groter dat er iets misgaat, want er is simpelweg te veel om bij te houden. Als het om compliance gaat is jouw gemeente zo sterk als haar zwakste schakel. Met veel afzonderlijke onderdelen om je zorgen over te maken, is een handmatige aanpak onhoudbaar. Als kleine gemeente met een beperkt aantal processen, taken en verantwoordelijken is Excel wellicht nog werkbaar, maar bij toename in aantallen en complexiteit groeit jouw Excel uit tot een administratief bakbeest. Een GRC-oplossing biedt structuur en geeft inzicht in de diverse taakgebieden, automatiseert processen, legt taken vast en geeft zicht op de verantwoordelijkheden. Daarbij geeft het inzicht in de status van de mate waarin wordt voldaan aan de regelgeving. Dit komt ook de samenwerking ten goede, omdat medewerkers van verschillende vakgebieden hetzelfde inzicht direct beschikbaar hebben.
3. Mijn gemeente wil groeien in volwassenheidsniveau
De stap naar GRC hangt samen met het volwassenheidsniveau van jouw gemeente. Ben je nog druk met compliant zijn op informatiebeveiliging en privacy of heb je al de stap gemaakt naar een risico-gestuurde aanpak? Een GRC-tool helpt om te groeien naar deze risicoaanpak en een stap te zetten in het volwassenheidsniveau van jouw gemeente. Het geeft niet alleen inzicht in de eisen en de maatregelen, maar je kunt ook de volgende stap, die van “controle” gaan uitvoeren.
4. Het kennisniveau op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is onvoldoende
Is er in jouw gemeente onvoldoende kennis? Bijvoorbeeld door verloop of onvoldoende opleiding en/of ervaring bij collega’s? Een GRC-tool ondervangt het gebrek aan kennis voor een belangrijk deel , omdat de informatie centraal is vastgelegd. Zoals proceseigenaren en bijbehorende verantwoordelijkheden. Een goede GRC-tool biedt ook ondersteuning bij de uitvoering door bijvoorbeeld templates aan te bieden of door ondersteuning bij de risico-inventarisatie. Door deze basis hoef je niet zelf het wiel uit te vinden.
5. Er is geen gestandaardiseerde aanpak
Kiezen de verschillende afdelingen binnen jouw organisatie voor een eigen aanpak voor het toepassen van risicomanagement? Het nadeel hiervan is dat bevindingen en resultaten moeilijk met elkaar te vergelijken zijn. Een GRC-tool zorgt ervoor dat alle afdelingen op een uniforme manier gaan werken: afdelingen hanteren dezelfde criteria voor risico’s, voeren tijdig de controles uit en leveren op dezelfde manier bewijsstukken aan. Dit zorgt voor een gestandaardiseerde aanpak binnen de hele gemeente.
6. Inzicht in de huidige status ontbreekt
Een GRC-tool biedt met het dashboard inzicht in de status van informatiebeveiliging en privacy in jouw organisatie. De dashboards geven snel informatie zoals de mate waarin wordt voldaan aan een normenkader en overzicht. Deze gegevens kun je gebruiken om de directie of het bestuur te overtuigen van de uitdagingen waar de organisatie voor staat. Je kunt zelfs inzoomen op detailniveau. Als de informatie goed verwerkt is, dan geeft het ook inzicht in de benodigde middelen. Op deze manier kun je een GRC-tool ook inzetten om budget te vragen voor projecten.
7. Er is een lage risicobereidheid
Elke organisatie heeft een eigen risicobereidheid. Hiermee wordt bedoelt het risiconiveau dat een organisatie bereid is te aanvaarden voordat zij het nodig vindt om actie te ondernemen om het risico te verminderen. In tegenstelling tot wat sommigen misschien denken, hoef je niet alle risico’s te beperken. Een GRC-tool geef je het inzicht om bewust, na een goede analyse van een risico, gewoon met het risico te leven en de mogelijke consequenties te accepteren. Een GRC-tool helpt niet alleen met het inzicht krijgen in je risico’s, maar geeft ook het overzicht van je totale risicobereidheid.
Klaar voor de start met een GRC-tool?
Het gebruik van een ondersteunende tool is geen doel op zich. Vanuit Inergy zien wij het als een hulpmiddel om het werk gemakkelijker te maken. Onze implementatie- en adoptie-aanpak is gericht op een soepel proces voor jouw organisatie. Heb je vragen, wil je een demo of twijfel je nog? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Graag sparren we vrijblijvend met je of jouw gemeente inderdaad klaar is voor een GRC-tool.
