Wanneer gemeenten hun jaarbegrotingen en jaarrekeningen moeten opstellen, wordt er van alle kanten financiële data aangesleept. Vaak is dat statische data die op verschillende computers in spreadsheets, tekstdocumenten of pdf’s staat. Wat als gemeenten altijd en overal inzicht hebben in deze data? Dashboards maken dit mogelijk. Je kan er data in samenbrengen en overzichtelijk presenteren op één plek. We beschrijven vier voordelen van dashboards bij het maken van gemeentelijke rapportages.
‘Nieuw busstation valt duurder uit dan gepland’. Deze krantenkop kennen we allemaal wel. Een substantiële kostenoverschrijding is natuurlijk slecht nieuws voor de politiek en de burger. Maar ik heb goed nieuws: gemeenten kunnen dat soort krantenkoppen voortaan voorkomen. Met dashboards beschik je als budgethouder over een dynamische weergave van actuele data. Daarmee heb je op één centrale plek inzicht in de financiële status van jouw projecten en kun je potentiële problemen voortaan vroeg herkennen en voorkomen. Dit zijn vier concrete voordelen van het gebruik van dashboards:
- Overal toegang
Dashboards zijn altijd en overal online toegankelijk via je browser. Zo kan je ze eenvoudig op je tablet raadplegen, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen. In de dashboards kan je alle informatie uit bijvoorbeeld je financiële systeem, prestatiemanagement- en risicomanagementsysteem verzamelen. Op die manier krijg je inzicht in jouw processen en kan je sturen op die informatie.
- Visueel inzichtelijk
Wanneer je werkt met statische databestanden heb je heel veel relevante data tot je beschikking. Dat kan weliswaar nodig zijn voor inhoudelijke experts, maar als je – bijvoorbeeld als manager of raadslid – de grote lijnen in de gaten moet houden, wil je snel en eenvoudig de belangrijkste cijfers inzien. In dashboards kan je data makkelijk visualiseren met behulp van diagrammen, grafieken en tabellen. Daardoor heb je een beter overzicht en valt bijzondere data – zoals een uitschieter – sneller op. Door filters en zoekopdrachten toe te passen, wordt de data bovendien dynamisch in plaats van statisch.
- Inzicht in voortgang doelen
Data verzamelen en visualiseren in dynamische dashboards is een stap voorwaarts. Maar om je rapportages echt waardevol te maken, verbind je jouw dashboards aan de doelen van jouw gemeente. Op die manier kan je aan de hand van KPI’s meten hoe projecten vorderen. Zo zie je per prestatieonderdeel in hoeverre het gerealiseerd is, op koers ligt, bijsturing nodig heeft of niet haalbaar blijkt. Met dashboards kan je die statussen eenvoudig visualiseren en verschillende meetmomenten vergelijken. Ze helpen je om actuele data te toetsen aan de inschattingen die vooraf gemaakt zijn, bijvoorbeeld op het gebied van financiën en planning.
- Zelfstandigheid
Als gemeentemedewerker kan je zelfstandig dashboards samenstellen. Je hebt hier geen extra opleiding of ingewikkelde softwarehandleiding voor nodig. Bovendien heb je data direct beschikbaar op het moment dat je het nodig hebt, je hoeft niet te wachten op andermans analyse. De dashboards zijn bovendien aanpasbaar zodat je antwoorden kan formuleren op specifieke vragen. Dashboards zijn kortom een uitstekend middel om grote hoeveelheden data overzichtelijk visueel te presenteren. Een fijne bijkomstigheid is bovendien dat je niet langer informatie uit spreadsheets hoeft te knippen en plakken.
