Het beheren van activa kan een behoorlijke uitdaging zijn. Iedere wijziging heeft direct impact op je begroting en balans. Of het nu gaat om een waardevermindering, een calamiteit of rentepercentages die wijzigen. In deze blog vertelt Twan Emonts-Schumer, Consultant bij Inergy, hoe je die tijdrovende klus terugbrengt tot drie eenvoudige handelingen.
Let op! Het beheren van activa wordt vanaf nu eenvoudiger. Om dat te bewijzen, schets ik een fictief scenario. Stel, je werkt voor een organisatie die een sportcentrum wil realiseren. Jouw werkgever financiert de accommodatie deels zelf, daarnaast strikken jullie enkele investeerders. Het plan wordt goedgekeurd en de bouw wordt binnen de gestelde termijn gerealiseerd. Vanaf dat moment start je met afbetalen en wordt er rente afgeschreven. Tot zover loopt alles op rolletjes.
Activa verandert: wat dan?
Twee jaar na ingebruikname nemen de investeerders een ingrijpend besluit: de horeca in het topsportcentrum is geen core business meer. Ze willen dit deel verkopen. Het goede nieuws is dat je met de verkoop nieuwe inkomsten genereert. Maar daardoor verandert ook de waarde van het pand. Dat moet je financieel vastleggen. En dan wordt het meestal lastig. De meeste organisaties zijn veel tijd kwijt om veranderingen in activa door te voeren op de balans en de begroting. Onder andere als een pand minder waard wordt, maar ook als er een calamiteit plaatsvindt of als de rente stijgt. Bij iedere wijziging komen er allerlei ingewikkelde formules en spreadsheets aan te pas om te bepalen wat er precies verandert.
Hoe pak je dat slim aan?
De meeste boekhoudkundige systemen ondersteunen veranderingen in activa niet. Boekhouders moeten daardoor tijdrovende handelingen uitvoeren om mutaties vast te leggen. Terwijl het zoveel makkelijker kan. Neem bijvoorbeeld de verkoop van de horeca in het topsportcentrum. Met de MIP Activa-module van Inergy ondersteun je deze wijzigingen eenvoudig. Het enige wat je moet doen, is een journaal met boekingsregels aanmaken. Daarin voer je de volgende drie stappen uit.
- Inkomsten boeken
Je investering wijzigt door de verkoop van de horeca. Dat levert inkomsten op. Dat bedrag voeg je toe op de begroting als ‘opbrengsten uit verkoop horeca’.
- Waardevermindering verwerken
Omdat je een deel van het pand verkoopt, wordt het topsportcentrum minder waard. Die vermindering verwerk je op de balans.
- Kapitaallasten wijzigen
Je hebt een deel van het pand verkocht, dus hoef je ook minder af te schrijven. Je schuld neemt af en daar betaal je dus ook minder rente over. Deze wijziging in de zogenoemde kapitaallasten voer je ook door. Dit journaal met boekingsregels zet je vervolgens door als begrotingswijziging. Zo kan jouw organisatie de wijzigingen toetsen, eventuele aanpassingen doen en goedkeuren. Als de boekingsregels akkoord zijn, activeer je ze met één druk op de knop. Voilà!
Investeringen, kredieten en activa inzichtelijk
Met Meerjaren Investering Planning (MIP) Activa heb je vrijwel geen omkijken meer naar wijzigingen in je activa. Bovendien biedt de module je de mogelijkheid om je komende investeringen te plannen. Op basis hiervan krijg je realtime inzicht in alle lopende investeringen, kredieten en activa voor de komende jaren. En kan je bijsturen waar dat nodig is om rente- en afschrijvingslasten binnen de gestelde kaders te houden.
Wil jij meer weten over MIP Activa?
Neem gerust contact met ons op!
