Begroten doe je in LIAS (en niet in je financiële pakket)

Weet jij altijd precies waar je staat in je begroting? Als je daaraan twijfelt – of als je deze vraag met ‘nee’ beantwoordt – moet je zeker doorlezen. In deze blog staan we stil bij een andere manier om de begroting te maken: in LIAS. Een manier van decentraal begroten, waarbij budgethouders zelf hun voorgenomen aanpassingen opvoeren. Daardoor heb je niet alleen inzicht in vastgestelde mutaties, maar zie je ook welke er wachten op besluitvorming.

Nog altijd gebruiken veel organisaties alleen, of vooral, het financiële pakket als basis voor hun planning & control-cyclus. Dus ook voor het opstellen, muteren en controleren van de begroting. Hoewel dat financiële pakket natuurlijk onmisbaar is voor de organisatie, heeft het nadelen als het om de begroting gaat. Zeker als daar wijzigingen op zijn. Vaak zijn rapportages uit het financiële pakket weinig flexibel en niet gebruiksvriendelijk. Data is vaak lastig te bevragen en te generen. Zeker als het om actuele data gaat.

Je bent in dat geval waarschijnlijk afhankelijk van losse Excel-sheets en Word-documenten. Daardoor is de kans op fouten relatief groot. Maar misschien nog wel belangrijker: je hebt geen realtime inzicht waar je precies staat in je begroting en wat de samenhang van cijfers is. Terwijl zo goed mogelijk sturen op cijfers van wezenijk belang is!

Betrouwbare en actuele financiële informatie is daarom onmisbaar. Niet alleen op rapportagemomenten, maar 24/7. Niet voor niets maken steeds meer (semi) overheidsinstellingen daarom gebruik van LIAS InControl, het SaaS-platform van Inergy. Niet als vervanging van hun financiële pakket, maar als aanvulling erop.

De belangrijke voordelen van begroten in LIAS

Vereenvoudigen

• Altijd inzicht in de meest actuele cijfers.
• Ontwikkelingen van de begroting zijn in één oogopslag duidelijk.
• Volledig geautomatiseerd, waardoor stapels Excel-sheets, Word-documenten, decentrale lijstjes en e-mails tot het verleden behoren.
• Mutaties in de begroting eenvoudig verrijken met bijvoorbeeld toelichtingen en extra informatie ten behoeve van rapportages.
• Geen stress bij ‘laatste moment’-aanpassingen, omdat alle data is gekoppeld en alle tabellen door de gehele begroting automatisch worden ververst.

Verbinden

• Verantwoordelijkheid daar leggen waar hij thuishoort: bij de budgetbeheer.
• Eenvoudig budgetwijzigingen organisatie-breed voorbereiden.
• P&C wordt een organisatiebreed proces.
• Mogelijkheid om de begroting decentraal uit te vragen en in te voeren zonder aanvullende, dure licenties.
• Mutaties voor de komende jaren alvast ‘met potlood’ invoeren, wat weer voorkomt dat financiën of de budgethouder allerlei lijstjes moet bijhouden.

Versterken

• P&C-producten volledig geautomatiseerd, consistent en compliment opleveren.
• Alle vrijheid om de workflow in te richten volgens bestaande processen, inclusief bevoegdheden.
• Alle informatie uit het P&C-proces hergebruiken, waardoor er geen afwijkingen zijn: er is één waarheid, namelijk dat wat in LIAS is vastgelegd.
• Budgetten direct relateren aan beleidsdoelstellingen en realtime volgen.
• Minder uitvoerend werk voor de financiële afdeling waardoor deze meer kan focussen op advisering.

Exit losse spreadsheets

LIAS is een softwarepakket dat medewerkers van (semi) overheden de mogelijkheid biedt om digitaal samen te werken en hun P&C-cyclus efficiënt in te richten. Bij het inrichten van LIAS heb je alle vrijheid. Daardoor kun je er naast verplichte onderdelen ook specifieke wensen van jouw organisatie in opnemen. Hetzelfde geldt voor het toekennen van bevoegdheden.

Er zijn verschillende modules van LIAS. Stuk voor stuk helpen ze bij het overzichtelijk vaststellen van doelen, het analyseren van resultaten en het maken van uiteenlopende P&C-producten. Met LIAS zijn losse Excel-sheets en Word-documenten verleden tijd. Daardoor werk je een stuk efficiënter én maak je de P&C-cyclus inzichtelijk voor iedereen. Daarnaast heeft LIAS ook modules voor Governance, Risk & Compliance (GRC) en Analytics.

Altijd de meest actuele informatie

Het belangrijkste voordeel van begroten in LIAS is dat je op elk gewenst moment de meest actuele informatie ter beschikking hebt. Of het nu de vastgestelde budgetten betreft of actuele ontwikkelingen. Ook zie je direct waar de mutatie optreedt.

Verder is alle informatie uit het planning & control-proces herbruikbaar, waardoor je zeker weet dat je op alle plaatsen met dezelfde, actuele data werkt. In welk P&C-document je ook werkt. Dus niet alleen als het om de begroting gaat, maar ook als je werkt aan de kadernota, de jaarstukken of aan (tussentijdse) rapportages.

Overzichtelijk proces

Met LIAS laat je het begrotingsproces overzichtelijk verlopen door middel van een workflow die je zelf inricht. Alleen geautoriseerde gebruikers hebben rechten om een begrotingswijziging – die in LIAS ‘journaal’ heet – aan te maken. Journalen verdeel je in journaalsoorten, zoals bijvoorbeeld ‘autonome ontwikkelingen’, ’technische ontwikkelingen’, ‘ombuigingen’ en ‘nieuw beleid’. Voor elk journaalsoort richt je een eigen workflow in.

Veranderingen in de journalen zijn realtime zichtbaar in het systeem. Hierdoor hebben budgethouders en managers met toegang tot financiële informatie direct inzicht in de statussen. Niet alleen als het gaat om goedgekeurde budgetten, ook waar het (voorgenomen) wijzigingen betreft die nog in de workflow staan.

Data verrijken

Als je de begroting opstelt in LIAS, heb je tevens de mogelijkheid om notities toe te voegen aan begrotingsmutaties. Daardoor kan de organisatie bestaande data uit het financiële pakket eenvoudig verrijken. Zou je dat in het financiële pakket doen, dan wordt het al snel complex, waardoor de kans op fouten toeneemt.

Door de informatie in LIAS op te slaan, houd je het financiële pakket ‘lean & mean’ en daarmee overzichtelijk. Toch ben je tegelijkertijd in staat om alle producten die de organisatie van je vraagt, geautomatiseerd op te leveren. En dat is wel zo efficiënt.

Efficiënter

Dat geldt overigens niet alleen voor medewerkers van de afdeling financiën, maar voor alle aangesloten LIAS-gebruikers. Die hoeven dus geen cijfers meer op te vragen, wat de efficiëntie verhoogt. LIAS-gebruikers kunnen de begroting desgewenst ook (decentraal) uitvragen en invoeren zonder complexe – vaak dure – extra licenties.

Daardoor hebben budgethouders zelf de mogelijkheid om voorbereidingen te treffen op voorgenomen wijzigingen. Uiteraard worden mutaties niet direct doorgevoerd in de feitelijke begroting, maar die voorbereidingen zijn wel prettig voor de financieel adviseur die de plannen moet beoordelen. Bijkomend voordeel is dat planning & control op deze manier een integraal onderdeel van de organisatie wordt. Uiteindelijk bepaal je zelf hoe breed en diep je LIAS wilt inzetten.

Adviespotentieel groeit

Budgetteren in LIAS betekent daardoor ook minder lijstjes bijhouden en dus minder uitvoerend werk voor medewerkers van de financiële afdeling. Die houden daardoor meer tijd over voor andere aspecten van hun werk, waardoor hun adviespotentieel – een belangrijke, zo niet de belangrijkste toegevoegde waarde – toeneemt.

Minstens zo belangrijk is dat je in LIAS eenvoudig informatie toevoegt en weggooit zonder dat dit gevolgen heeft voor de financiële administratie. Verder biedt de functionaliteit ‘Momenten’ je de mogelijkheid om alles tussentijds vast te leggen in snapshots. Hierin staat informatie die de organisatie op het desbetreffende moment voor het betreffende doel nodig heeft, zoals bijvoorbeeld de begroting, een bestuursrapportage of de jaarrekening. Ook is het mogelijk om terug te kijken in de tijd een per doel in te zien wat er in het verleden is vastgelegd.

Verder dan financiën

LIAS gaat overigens een stuk verder dan alleen de financiën. Zo bouw je bijvoorbeeld een doelenboom – of een andere informatiestructuur – met de module ‘Studio’, die je vervolgens aan de begroting koppelt. Zo relateer je financiën ook aan de beleidsdoelstellingen. Die kun je vervolgens 1-op-1 volgen, controleren en waar nodig bijsturen.

Of je brengt je risico’s in kaart, evenals de kans dat een incident plaatsvindt en wat de financiële consequenties ervan zijn. Zou je voor dergelijke toepassingen moeten terugvallen op het financiële pakket, dan moet je alles overhevelen en zit je al snel weer met een stapel Excel-sheets.

Wil je meer weten? Vraag het ons!

We hopen dat we je een goede indruk hebben gegeven wat er allemaal mogelijk is met LIAS. Maar we snappen ook dat je specifieke wensen hebt en wil weten of LIAS ook daarvoor de oplossing is. Uiteraard beantwoorden we je vragen graag. Neem dan even contact met ons op, dan maken we een afspraak voor een demo van LIAS bij jou op de werkvloer.