Burgers zien een transparante gemeente als een betrouwbare gemeente. Het online beschikbaar stellen van producten uit de planning & control cyclus speelt daarin een belangrijke rol. Maar dat is lang niet voldoende. Een gemeente moet er actief voor zorgen dat iedereen deze documenten kan vinden. Roald Klomp, Product Owner bij Inergy, legt uit hoe je dat voor elkaar krijgt.
Waar staat de nieuwe begroting van mijn gemeente? Wat is de actuele status van een doelstelling? En waar kan ik de resultaten van doelstellingen vinden? Niet alleen voor (beginnende) raadsleden zijn dit relevante vragen, maar ook zeker voor geïnteresseerde burgers die graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen hun gemeente.
Zowel raadsleden als burgers moeten snel en eenvoudig de juiste informatie kunnen vinden. Niet via een ondoordringbaar doolhof aan producten, maar via een goed gedocumenteerde speurtocht. Hoe je dat doet? Hier zijn vijf tips:
1. Richt een online portal in
Alles begint met afscheid nemen van de linkjes naar documenten op de website van je gemeente. Creëer in plaats daarvan een vaste plek voor alle producten uit de planning en control cyclus. Een omgeving waarin begrotingen, jaarverslagen en andere P&C-producten uit meerdere jaren inzichtelijk zijn. Zo weten burgers en raadsleden altijd waar ze moeten zijn om deze documenten te raadplegen.
2. Schrijf een duidelijke introductie
Voor burgers is een planning & control cyclus een vaag begrip. Wat is het precies? En wat valt hier allemaal onder? Leg dit daarom in heldere taal uit op de introductiepagina van je online portal. Vertel wat de cyclus inhoudt, waar het voor dient en welke documenten in de portal te vinden zijn. Een voorbeeld: gemeente Almere schreef een zeer begrijpelijke introductie voor burgers, inclusief een begeleidende uitlegfilm (zie het kopje Meer info op de portal van Almere).
3. Maak de portal vindbaar
Er zijn twee punten om rekening mee te houden. Om te beginnen, moet de portal goed bereikbaar zijn vanaf de website van de gemeente, voor zowel raadsleden als burgers. Plaats daarom een herkenbare button of andere verwijzing naar de portal. Een tweede punt is het vindbaar maken van de portal voor zoekmachines, zoals Google. Het schrijven van een introductie (zie tip twee) draagt daar al aan bij.
4. Leg verbanden met andere documenten
Doordat alle documenten uit de planning & control cyclus zich binnen één omgeving bevinden, is het gemakkelijk om naar andere documenten te verwijzen. Stel, een burger leest de begroting van dit jaar. Tijdens het doornemen van het programma Openbare orde en veiligheid vraagt hij zich af hoe dat vorig jaar was begroot. Door te verwijzen naar de begroting van het voorgaande jaar hoeft de burger zelf niet meer op zoek naar dat document. Op deze manier begeleid je de burger eenvoudig naar de juiste informatie. Gemeente Nijmegen past het toe in hun begrotingen.
5. Promoot nieuwe publicaties
Het online beschikbaar stellen van documenten vraagt om een nieuwe denkwijze in het informeren van burgers. Burgers moeten namelijk weten dat de online portal bestaat. Daarom is het verstandig om nieuwe publicaties kenbaar te maken, bijvoorbeeld via social media of een wekelijkse digitale nieuwsbrief. Door online actief nieuwe publicaties onder de aandacht te brengen, realiseer je een constante bezoekersstroom naar de portal.
Meer openheid en rendement
Het goed informeren van burgers en raadsleden over de planning & control cyclus lukt alleen wanneer je ze begeleidt naar de juiste informatie. Laat ze niet dwalen in een frustrerend doolhof aan documenten, maar realiseer een overzichtelijke informatieflow. Zo haal je het maximale uit je investering voor een online portal én creëer je meer openheid naar inwoners van je gemeente.
