Gebruikersgemak en transparantie basis voor verdere digitalisering van de jaarrekening
De gemeente Zwolle was samen met gemeente Rotterdam de eerste publieke instelling ooit die een accountantsverklaring ontving voor de digitale jaarrekening in plaats van voor een gedrukte versie. Accountantsorganisatie PwC neemt hiermee het voortouw in de digitale transformatie die bij alle gemeenten en publieke organisaties gaande is. De betrokken gemeenteambtenaren en de tekenende PwC-accountant vertellen over de route die eraan voorafging en de motivatie om die met elkaar te bewandelen.
Gemeenteraad kijkt naar de website
“Wij maken in Zwolle al zo’n vier jaar digitale beleidsstukken”, vertelt Gerdien van der Zanden die bij de gemeente de beleidscyclus coördineert. “De begroting en de jaarrekening publiceerden we al niet meer in boekvorm, maar alleen op de website. We waren een van eerste gemeenten die dat zo deden. Het fysieke boekwerk maakten we alleen nog voor de accountant. Aan die gekke situatie wilden we graag een einde maken.”
“De website met de jaarrekening gaat het boekwerk volledig vervangen”
“Dat is ook een gekke situatie”, bevestigt Martine Koedijk, die tekenend accountant bij Zwolle is en PwC-sectorvoorzitter lokale overheid. “Accountants geven een verklaring bij een ”boekje”, terwijl de gemeenteraad en de inwoners naar de cijfers op de website kijken. Een accountantsverklaring bij de website is wat ons betreft de nieuwe norm. Is dat revolutionair? Technisch gezien niet, want PwC geeft ook al digitaal akkoord bij beursgenoteerde ondernemingen. Maar er moest bij de gemeenten en ook bij ons wel een evolutie plaatsvinden om dit mogelijk te maken.”
Transparantie en doorzoekbaarheid
Transparantie is de voornaamste reden om de jaarrekening digitaal te publiceren en te laten verifiëren. Van der Zanden vertelt wat er in Zwolle zoal digitaal ontsloten is: “De begroting, de jaarrekening, beleidsstukken en raadsmoties zijn online vindbaar en doorzoekbaar, dat is grote vooruitgang in vergelijking met papier. En met de goedkeuring van PwC weet iedereen precies welke informatie geverifieerd is. Duurzaamheid speelde in Zwolle ook nog expliciet een rol. “Onze vijfhonderd pagina’s werden toch tweehonderd keer gedrukt, dat is nu niet meer nodig.”
Een website die stevig staat, dat is de eerste voorwaarde voor accountsgoedkeuring van de digitale jaarrekening. De website gaat het boekje inhoudelijk volledig vervangen”, zegt Van der Zanden. Zij werkte in Zwolle nauw samen met Winnie Kort, die het opdrachtmanagement namens PwC doet, en Inergy, de aanbieder van het softwaresysteem LIAS, waarmee veel gemeenten hun website bouwen. Van der Zanden: “Onze ICT-systemen moeten goed beveiligd zijn en de site moet te allen tijde in de lucht blijven. Inergy heeft aan ons getoond dat zij in control zijn over de webomgeving.”
Aanpassingen en waarborgen
Behalve een veilig digitaal systeem moet bepaald worden welke mensen binnen de gemeente de bevoegdheid hebben om de jaarrekening digitaal te publiceren. Die versie mag vervolgens niet meer wijzigen. Om te garanderen dat de controleverklaring betrekking heeft op een specifieke versie van de jaarrekening, vermeldt PwC in de verklaring een hash total. Dat is een controlesom van alle informatie in de digitale jaarrekening. Bij elke wijziging van de jaarrekening verandert de hash total en zal de goedkeuring om de controleverklaring erbij op te nemen vervallen.
Gedeelde mindset
“PwC is al meer dan acht jaar de huisaccountant van gemeente Zwolle, we kennen elkaar goed”, zegt Van der Zanden. “PwC heeft ons al eerder uitgedaagd om de digitale informatievoorziening te versterken. We wilden deze nieuwe stap graag met PwC zetten.”Het vertrouwen maakte het volgens Van der Zanden eenvoudig om bij elke stap van gedachten te wisselen: “Ik heb er veel respect voor dat PwC dit proces met Zwolle als een van de eerste gemeenten wilde aangaan. Want in de details was het soms een hele kluif om het goed te krijgen. PwC is vooruitstrevend en zegt niet alleen maar “Hier is een stempel van goedkeuring, tot volgend jaar”. De digitale ondertekening is gewoon heel knap gedaan.”
Als eerste voor gemeenten
Koedijk vertelt dat er ook binnen PwC veel moest gebeuren om de online goedkeuring van de gemeentejaarrekeningen rond te krijgen. ‘We geven al goedkeuring voor de online jaarrekening van beursgenoteerde bedrijven, dus die kennis is aanwezig bij onze experts van riskmanagement en vaktechniek. Vanuit die expertise hebben we onderzocht hoe we dit mogelijk konden maken voor gemeenten, die zo anders georganiseerd zijn. Op het werk dat we voor Rotterdam en Zwolle gedaan hebben, kunnen we voor andere gemeenten doorbouwen.’
“Een accountantsverklaring bij de website is wat ons betreft de nieuwe norm’ Martine Koedijk, sectorvoorzitter lokale overheid”
Lees hier het bericht van PwC waar je ook het verhaal van gemeente Rotterdam kan lezen.
