Iedereen kent het wel: verschillende collega’s hebben verschillende cijfers voor dezelfde KPI. We noemen dit ook wel “gebrek aan één versie van de waarheid”. In dit artikel bespreken we 5 oorzaken van meerdere versies van de waarheid en ontdek je hoe je in je organisatie tot één versie van de waarheid komt.
Ga direct naar:
1. Definitieverschillen
2. Historische wijzigingen
3. Verschillende databronnen en dashboards
4. Self service BI
5. Dashboards per gebruikersgroep
Definitieverschillen
De meest voorkomende reden voor het ontbreken van één versie van de waarheid is dat er verschillende definities worden gehanteerd voor één Key Performance Indicator (KPI). Neem bijvoorbeeld de KPI ‘het aantal nieuwe medewerkers dit jaar’.
Tel je hierbij de medewerkers die datzelfde jaar alweer zijn vertrokken ook mee? De afdeling recruitment waarschijnlijk wel, maar de directie mogelijk niet.
Hoeveel klanten heeft het bedrijf?
Er ontstaan ook vaak definitieverschillen als gevolg van de tijd. Denk bijvoorbeeld aan de KPI ‘aantal klanten’. De salesafdeling rapporteert waarschijnlijk het grootste aantal klanten. De salesafdeling gaat namelijk uit van het moment dat de klant akkoord heeft gegeven op de opdracht.
De afdeling die de dienst uitvoert, rekent iemand pas als klant vanaf het moment dat het project is gestart. De financeafdeling gaat uit van het moment dat de eerste factuur is verstuurd (of betaald?).
Wanneer is iemand juist géén klant meer?
Daarnaast rijst de vraag: “wanneer is iemand géén klant meer?”. Stel dat een klant zijn contract opzegt, maar het contract nog wel zes maanden doorloopt. De salesafdeling ziet hem per direct niet meer als klant. Het contract is opgezegd en het werk voor sales is daarmee ten einde.
De afdeling die de dienst nog zes maanden lang moet uitvoeren én de financeafdeling beschouwen hem nog wel als klant. De dienstverlening en de facturatie lopen namelijk nog zes maanden door.
Boek direct een gratis adviesgesprek met Peter
✔ kies zelf je dag en tijd ✔ gratis en zonder verplichtingen
Historische wijzigingen
Een andere reden voor het ontbreken van één versie van de waarheid is door zogenaamde terugwerkende krachtmutaties. Door een wijziging die effect heeft op het verleden, ontstaan ook vaak meerdere versies van de waarheid.
Retouren in de volgende maand
Een klant koopt in augustus vier producten. Deze omzet wordt vanzelfsprekend opgeteld bij de omzet van augustus. In september besluit deze klant twee producten te retourneren.
Wat doe je nu met deze retourkosten? Verlaag je met terugwerkende kracht de omzet in augustus? Of trek je het retourbedrag af van de omzet in september omdat de retour in september is verwerkt?
In organisaties ontstaan op deze manier regelmatig verschillende versies van de waarheid. De afdeling finance heeft de financiële boeken gesloten en boekt de retouren in op september, terwijl de operationele afdeling de retour inboekt op augustus. De verkoop is nu eenmaal in augustus gedaan.
Ziekteverzuim tijdens switchen van afdeling
Een ander voorbeeld is te geven aan de hand van ziekteverzuim. Een werknemer van afdeling sales wordt in juli ziek en gaat in oktober weer aan de slag, maar dan voor de afdeling administratie. Voor welke afdeling komt het ziekteverzuim nu voor rekening? Voor de afdeling sales of voor de afdeling administratie?
“Een klant koopt in augustus vier producten en retourneert er in september twee. Boek je deze retourkosten in op augustus of in september?”
Verschillende databronnen en -dashboards
Verschillende versies van de waarheid ontstaan ook als gevolg van meerdere databronnen en verschillende dashboards.
Hoeveel klanten heeft het bedrijf?
Welke databron raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je bedrijf heeft? Gebruik je daarvoor de facturenadministratie, het CRM-pakket of de projectenadministratie? Grote kans dat er verschillen tussen zitten. In het CRM-pakket staat bijvoorbeeld dat een nieuwe klant de overeenkomst heeft getekend. In de facturenadministratie staat deze klant echter nog niet, omdat de factuur nog niet is verzonden.
Overnames en fusies
Ook bij overnames en fusies van bedrijven ontstaan deze problemen. Denk bijvoorbeeld aan de adresgegevens van klanten. Stel dat iemand klant is van twee bedrijven die op een bepaald moment samen verdergaan als één bedrijf.
De klant heeft bij slechts één van de twee bedrijven een verhuizing en dus adreswijziging doorgegeven; van welk systeem ga je dan uit? We zien dit praktijkvoorbeeld vaak voorkomen bij organisaties die recentelijk één of meerdere bedrijven hebben overgenomen.
“Welke databron raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je bedrijf heeft? Gebruik je daarvoor de facturenadministratie, het CRM-pakket of de projectenadministratie? Grote kans dat er verschillen tussen zitten.”
Self Service BI
Sommige organisaties laten de afdelingen hun eigen dashboards maken. Deze manier van werken wordt ook wel self-service BI genoemd. Als verschillende afdelingen hun eigen dashboards maken met daarbij hun eigen filters op de data, krijg je automatisch ook verschillende versies van de waarheid.
De afdeling finance heeft bijvoorbeeld een dashboard gemaakt met het aantal klanten van de organisatie. De afdeling heeft bepaald dat klanten die dit jaar nog geen omzet hebben opgeleverd niet worden meegeteld. Hiervoor hoeft namelijk geen factuur te worden verzonden en deze klant levert daarom geen werklast op.
Marketing en sales tellen deze klanten wél mee in hun dashboards: dat de klant dit jaar nog geen geld heeft uitgegeven, betekent niet dat het geen klant (meer) is. De werklast voor sales en marketing is er namelijk nog wel: de relatie met deze klant moet nog steeds onderhouden worden.
Lees meer:
Dit zijn de vier grootste risico’s van Self Service BI
Een dashboard voor iedere gebruikersgroep
In de theorie wordt vaak geadviseerd om dashboards te bouwen per gebruikersgroep. Een dashboard voor sales, een dashboard voor finance, een dashboard voor inkoop etc. Dit brengt echter een groot risico met zich mee.
Voorbeeld: wat zijn de verkoopcijfers van vorige maand?
Iedere afdeling wil graag de verkoopcijfers weten. Het gevolg is dat deze KPI in alle dashboards wordt verwerkt, met het risico dat de cijfers per dashboard verschillen. Door één dashboard te maken met de verkoopcijfers en alle belanghebbenden toegang te geven tot dit dashboard, zorg je voor één versie van de waarheid.
Boek direct een gratis adviesgesprek met Peter
✔ kies zelf je dag en tijd ✔ gratis en zonder verplichtingen
Eén versie van de waarheid met een dataplatform
Je bent als organisatie in control als je de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau voert. Indien nodig stuur je bij om doelstellingen te realiseren. Om in control te zijn moet je weten wát er is gebeurd en wáárom dit is gebeurd.
Daarvoor is stuurinformatie noodzakelijk waarin KPI’s getoond worden. Hierdoor stuur je bij waar nodig en neem je verbeteracties. Als je niet in control bent, vindt sturen plaats op basis van vermoeden.
Een dataplatform is dé oplossing om de benodigde stuurinformatie op het juiste moment aan de juiste mensen te tonen. Hierdoor neem je op data gebaseerde beslissingen om je organisatiedoelstellingen te behalen. Er is immers maar één versie van de waarheid voor iedereen in de organisatie.
Het is vaak beter om een datawarehouse te gebruiken als tussenlaag tussen de BI-tool en de databronnen. Zo voorkom je performanceproblemen als gevolg van het direct koppelen van je BI-tool aan de databronnen.
Lees ook:
Welke types Slowly Changing Dimensions (SCD) zijn er?
Meer weten?
Wil je meer weten over het dataplatform en hoe je zorgt voor één versie van de waarheid in je organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Eén van onze specialisten neemt binnen één werkdag contact met je op. Of plan direct zelf een gratis adviesgesprek in op een dag en tijd die jou het best uitkomt.
