Snel naar content
Een tekening van een piechart

5 redenen waardoor meerdere versies van de waarheid ontstaan

Iedereen kent het wel: verschillende collega’s hebben verschillende cijfers voor dezelfde KPI. We noemen dit ook wel “meerdere versies van de waarheid”. In dit artikel bespreken we 5 oorzaken van meerdere versies van de waarheid en ontdek je hoe je in je organisatie tot één versie van de waarheid komt.

Oorzaak 1: definitieverschillen

De meest voorkomende reden voor het ontstaan van meerdere versies van de waarheid is dat er verschillende definities worden gehanteerd voor één Key Performance Indicator (KPI). Neem bijvoorbeeld de KPI ‘het aantal nieuwe medewerkers dit jaar‘. Tel je hierbij de medewerkers die datzelfde jaar alweer zijn vertrokken ook mee? De afdeling recruitment waarschijnlijk wel, maar de directie mogelijk niet.

Voorbeeld: hoeveel klanten heeft het bedrijf?

Er ontstaan ook vaak definitieverschillen als gevolg van de tijd. Denk bijvoorbeeld aan de KPI ‘aantal klanten‘. De salesafdeling rapporteert waarschijnlijk het grootste aantal klanten. De salesafdeling gaat namelijk uit van het moment dat de klant akkoord heeft gegeven op de opdracht. De afdeling die de dienst uitvoert, rekent iemand pas als klant vanaf het moment dat het project is gestart en de financeafdeling gaat uit van het moment dat de eerste factuur is verstuurd (of betaald?).

Daarnaast rijst de vraag: “wanneer is iemand géén klant meer?“. Stel dat een klant zijn contract opzegt, maar het contract nog wel zes maanden doorloopt. De salesafdeling ziet hem waarschijnlijk per direct niet meer als klant. Het contract is opgezegd en het werk voor sales is daarmee ten einde. De afdeling die de dienst nog zes maanden lang moet uitvoeren én de financeafdeling beschouwen hem nog wel als klant. De dienstverlening en de facturatie lopen namelijk nog zes maanden door.

De meest voorkomende reden voor het ontstaan van meerdere versies van de waarheid is dat er verschillende definities worden gehanteerd voor één Key Performance Indicator (KPI).

Oorzaak 2: historie

Een andere veelvoorkomende reden voor het ontstaan van meerdere versies van de waarheid is door zogenaamde terugwerkende krachtmutaties. Door een wijziging in het heden die effect heeft op KPI’s in het verleden, ontstaan ook vaak meerdere versies van de waarheid.

Voorbeeld: wat doen we met een retour in september van een verkoop in augustus:

Een klant koopt in augustus vier producten in de winkel voor een totaalbedrag van €100,-. Deze €100,- wordt vanzelfsprekend opgeteld bij de omzet van augustus. In september besluit deze klant twee producten ter waarde van €50,- te retourneren. Wat doe je nu met deze €50,- retourkosten? Haal je met terugwerkende kracht €50,- af van de omzet in augustus omdat de verkoop is gedaan in augustus? Of trek je €50,- af van de omzet in september omdat de retour in september is verwerkt?

In organisaties ontstaan op deze manier regelmatig verschillende versies van de waarheid. De afdeling finance heeft de financiële boeken gesloten en boekt de retouren in op september, terwijl de operationele afdeling de retour inboekt op augustus, omdat de verkoop nu eenmaal in augustus is gedaan.

Voorbeeld: welke afdeling betaalt het ziekteverzuim bij het switchen van afdeling?

Een ander voorbeeld van terugwerkende krachtmutaties is te geven aan de hand van ziekteverzuim. Een werknemer van afdeling sales wordt in juli 2022 ziek en gaat in oktober 2022 weer aan de slag, maar dan voor de afdeling administratie. Voor welke afdeling komt het ziekteverzuim nu voor rekening? Voor de afdeling sales of voor de afdeling administratie?

Een werknemer van afdeling sales wordt in juli 2022 ziek en gaat in oktober 2022 weer aan de slag, maar dan voor de afdeling administratie. Voor welke afdeling komt het ziekteverzuim nu voor rekening?

Oorzaak 3: verschillende databronnen en -dashboards

Verschillende versies van de waarheid ontstaan ook als gevolg van meerdere databronnen en verschillende dashboards.

Voorbeeld: welke databron raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je hebt?

Welke databron raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je bedrijf heeft? Gebruik je daarvoor de facturenadministratie, het CRM-pakket of de projectenadministratie? Grote kans dat er verschillen tussen zitten.

Ook bij overnames en fusies van bedrijven ontstaan deze problemen. Denk bijvoorbeeld aan de adresgegevens van klanten. Stel dat iemand klant is van twee bedrijven die op een bepaald moment samen verdergaan als één bedrijf. De klant heeft bij slechts één van de twee bedrijven een verhuizing en dus adreswijziging doorgegeven; van welk systeem moet je dan uitgaan? We zien dit praktijkvoorbeeld vaak voorkomen bij organisaties die recentelijk één of meerdere bedrijven hebben overgenomen.

Welke databron raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je bedrijf heeft? Gebruik je daarvoor de facturenadministratie, het CRM-pakket of de projectenadministratie? Grote kans dat er verschillen tussen zitten.

Oorzaak 4: Self Service BI

Sommige organisaties laten de verschillende afdelingen hun eigen dashboards maken. Deze manier van werken wordt ook wel self-service BI genoemd. Als verschillende afdeling hun eigen dashboards maken met daarbij hun eigen filters op de data, krijg je automatisch ook verschillende versies van de waarheid.

Voorbeeld: welk dashboard van welke afdeling raadpleeg je als je wil weten hoeveel klanten je hebt?

De afdeling finance heeft bijvoorbeeld een dashboard gemaakt met het aantal klanten van de organisatie. De afdeling heeft bepaald dat klanten die dit jaar een omzet hebben opgeleverd van €0,- niet worden meegeteld, omdat hiervoor geen factuur hoeft te worden verzonden. Deze klant brengt daardoor geen werklast voor de afdeling finance met zich mee.
De afdelingen marketing en sales tellen deze klanten wél mee in hun dashboard: dat de klant dit jaar nog geen geld heeft uitgegeven, betekent niet dat het geen klant (meer) is. De werklast voor sales en marketing is er namelijk nog wel: de relatie met deze klant moet nog steeds onderhouden worden om ervoor te zorgen de klant nog wel geld gaat uitgeven.

Lees meer: dit zijn de vier grootste risico’s van Self Service BI

Oorzaak 5: een dashboard voor iedere gebruikersgroep

In de theorie wordt vaak geadviseerd om dashboards te bouwen per gebruikersgroep. Een dashboard voor sales, een dashboard voor finance, een dashboard voor inkoop etc. Dit brengt echter een groot risico met zich mee.

Voorbeeld: wat zijn de verkoopcijfers van vorige maand?

Iedere afdeling wil graag de verkoopcijfers weten. Het gevolg is dat deze KPI in alle dashboards wordt ingebouwd, met het risico dat de cijfers per dashboard verschillen. Door één dashboard te maken met de verkoopcijfers en alle belanghebbenden toegang te geven tot dit dashboard, zorg je voor één versie van de waarheid.

Eén versie van de waarheid met een dataplatform

Je bent als organisatie in control als je de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau voert. Indien nodig stuur je bij om doelstellingen te realiseren. Om in control te zijn moet je weten wat er is gebeurd en waarom dit is gebeurd. Daarvoor dient stuurinformatie beschikbaar te zijn waarin KPI’s getoond worden. Hierdoor stuur je bij waar nodig en neem je verbeteracties. Als je niet in control bent, vindt sturen plaats op basis van vermoeden.

Een dataplatform is dé oplossing om de benodigde stuurinformatie op het juiste moment aan de juiste mensen te tonen. Hierdoor neem je op data gebaseerde beslissingen om je organisatiedoelstellingen te behalen. Er is immers maar één versie van de waarheid voor iedereen in de organisatie.

Meer weten?

Wil je meer weten over het dataplatform en hoe je zorgt voor één versie van de waarheid in je organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Blijf op de hoogte

De auteur

Inergy
Inergy

Wij eten, drinken en ademen data – en wat je ermee kan doen. Dat delen we graag met jou. Meer weten over Inergy? Neem contact met ons op via 0348 45 76 66 of info@inergy.nl.

Meer berichten

Alle berichten

Even kennismaken met onze nieuwste IT-Auditor Sem te Velde

Even kennismaken met onze nieuwste IT-Auditor Sem te Velde

Sinds 1 juli werkt Sem te Velde als junior IT-Auditor bij Inergy. Hoe heeft hij zijn eerste maanden in deze rol beleefd? We vroegen het hem en hij legde ook gelijk uit wat het werk van een IT-Auditor nu eigenlijk precies inhoudt.

Lees verder

Petra Molenaars en Evelien Okken over hun passie voor privacy

Petra Molenaars en Evelien Okken over hun passie voor privacy

Privacy Consultants Petra Molenaars en Evelien Okken ondersteunen onze klanten bij informatiebeveiliging en privacy. Met hun kennis staan ze klaar om overheidsorganisaties te helpen bij implementatie en naleving van informatiebeveiliging. We vroegen waar hun passie voor privacy vandaan komt en wat mensen eigenlijk te verbergen hebben op het gebied van privacy.

Lees verder

Een dag uit het leven van Ferron Hooi, Young Professional bij Inergy

Een dag uit het leven van Ferron Hooi, Young Professional bij Inergy

Binnen ons Young Professional Program worden vijf jonge, getalenteerde collega’s klaargestoomd voor een succesvolle carrière binnen de IT. Naast allerlei opleidingen doen ze ook veel praktische werkervaring op bij diverse klanten. Ferron Hooi is één van die Young Professionals en vertelt hoe zijn werkdag eruitziet.

Lees verder