Het doel van een effectieve datavisualisatietool is het logisch en toegankelijk presenteren van data. Met Microsoft Power BI is het redelijk eenvoudig om daar zelf mee te starten. Veel organisaties gebruiken datavisualisaties echter niet optimaal. Tegen welke uitdagingen kun je aanlopen? En vooral: hoe los je ze op? Inergy-collega’s Floris Lemkes, Dashboard Engineer, en Peter in ’t Zandt, BI Consultant, geven antwoorden in dit blog.
Met Power BI kun je direct uit de voeten. Data is vlug inzichtelijk te maken, waardoor je relatief snel kan beginnen met analyseren. Maar wanneer organisaties écht datagedreven willen werken, moeten alle rapporten en dashboards helemaal kloppen. Daar wil het nog weleens mis gaan. We beschrijven in dit blog drie veelvoorkomende uitdagingen. En vooral wat je eraan kan doen.
Van veel zoekwerk naar duidelijke structuur
Alle data van jouw organisatie is beschikbaar in Power BI. Daarmee wil je dagelijks de prestaties van de organisatie analyseren. Wat dan vaak gebeurt, is dat bedrijven meteen pagina’s inrichten met daarop gedetailleerde informatie, bijvoorbeeld over productverkopen. Maar als ze vervolgens verbanden willen leggen met andere data moeten ze heen en weer schakelen tussen verschillende tabbladen. Er is dus te veel zoekwerk nodig om snel en efficiënt data te analyseren.
Wat mist, is een duidelijke hiërarchie. Voordat je inspringt op details moet je eigenlijk eerst een stap terug doen. Creëer een overzichtspagina met daarop een duidelijk beeld van de belangrijkste KPI’s. Zo zie je in een oogopslag waar het goed gaat en waar niet, waardoor je heel gericht actie kan ondernemen op je data. Houd bij het opstellen van zo’n KPI-pagina rekening met het effectief inrichten van je dashboard. Na de overzichtspagina komen pas de details. Zodra je afwijkende resultaten ziet in een bepaalde KPI kun je doorklikken naar detailpagina’s, bijvoorbeeld over waar de verkopen precies stroef gaan, hoeveel ze achterlopen en in welke periode. Mocht je meer verdieping nodig hebben, dan zorg je nog voor een derde laag: de ruwe data. Daar kun je de cijfers induiken.
Lees meer: moet je wel of geen cirkeldiagram gebruiken in je dashboard?
Oude manier van rapporteren loslaten
Veel organisaties maakten jarenlang rapportages in Excel, of misschien zelfs Word. Dat resulteert in ellenlange rapporten van wel tientallen pagina’s. Op het moment dat deze bedrijven gaan werken met moderne datavisualisatietools zien wij vaak dat ze deze werkwijze vasthouden. Met als gevolg dat je eindeloze rapporten en veel te uitgebreide dashboards krijgt. Dan sla je de plank mis.
Een visualisatietool zoals Power BI biedt ongekende mogelijkheden. Het is dus zaak om de oude manier van denken los te laten en een visualisatietool te beschouwen als een compleet blanco canvas. Waar je in Excel of Word bijvoorbeeld steeds een losse pagina per dimensie nodig hebt, kun je in visualisatietools meerdere dimensies tegelijk aanspreken. Zo kun je bijvoorbeeld een productcategorie combineren met de aankooptijd en de geografische locatie. Breng van tevoren in kaart welke data er is en welke dimensies je inzichtelijk wil maken. Gebruik daar dan ook de juiste functionaliteiten voor, zoals de crossfilter-mogelijkheid of de drilldown-optie.
Vastbijten in programmeertaal DAX
Organisaties kunnen zelf aan de slag met Data Analysis Expressions (DAX), de taal binnen Power BI. Medewerkers binnen een bedrijf gaan daar vaak heel enthousiast mee aan de slag. Maar wanneer er ingewikkeldere visualisaties nodig zijn, lopen ze vast. Of erger nog: ze hebben niet door dat ze vastlopen en veranderen allerlei zaken in dashboards zonder dat ze het doorhebben. Dan loop je het risico dat je actie onderneemt op basis van verkeerde informatie.
Om echt handig te worden met DAX is simpelweg wat googelen niet voldoende. Je moet je echt verdiepen in de theorie van de taal en deze begrijpen. Bekijk videomateriaal op YouTube, volg een training of bijt je vast in online documentatie van Microsoft. Wat je ook doet, het is belangrijk dat je je bewust bent van de risico’s die je neemt als je maar ‘wat uitprobeert’.
Voor iedere uitdaging een oplossing
Visualisatietools zoals Power BI vereisen een andere manier van denken over je data en het structureren ervan. Begin daarom nooit lukraak, maar breng in kaart wat je wil weten en hoe je dat wil visualiseren. En vergeet vooral niet: voor iedere uitdaging bestaat een oplossing.
