Onze jarenlange ervaring leert dat veel data & analytics toepassingen een dataplatform vereisen waarin alle data op correcte wijze is georganiseerd. Groot of klein, smal of breed, uitgebreid of pragmatisch; elke data & analytics toepassing draait op een adequaat dataplatform.
In de praktijk blijkt dat een multidisciplinair team, bestaande uit verschillende stakeholders binnen organisaties, een besluit nemen over nut, noodzaak en (technische) impact van een dataplatform naar gelang hun eigen individuele ‘agenda’. Bijvoorbeeld heeft de assortimentsmanager van een foodretailketen de behoefte om aan de hand van analyses van zijn verkoopdata, het assortiment te optimaliseren door het kunnen tegengaan van leegverkoop en derving. Terwijl de IT-manager in deze retailketen deze behoefte begrijpt, hij ook wil begrijpen hoe de ontsluiting van het dataplatform op de vele reeds operationele systemen gaat plaatsvinden. En de CFO wil begrijpen wanneer de investering in het dataplatform met de assortimentoptimalisatie is terugverdiend, wat dus de businesscase ervan is. Hieronder omschrijven we de voordelen en kenmerken van zo’n dataplatform.
Volledig, gedetailleerd en eenvoudig inzicht in de prestaties van de organisatie
Een dataplatform biedt een compleet, gedetailleerd inzicht in de prestaties van een organisatie. Prachtige dashboards tonen via opgestelde KPI’s de prestaties van een activiteit, proces en/of organisatieonderdeel. Waarbij deze KPI’s worden afgezet tegen een norm. En niet alleen de basisvragen kunnen worden beantwoord, maar ook de verdiepende vervolgvragen kunnen eenvoudig worden beantwoord.
Informatie is de brandstof voor een goed gesprek.
En deze gesprekken leiden tot verbeteracties waarmee kosten worden bespaard, baten verhoogd en/of kwaliteit wordt verhoogd. Het laat zich niet voorspellen welke voordelen dat op termijn biedt. Ook dit vraagt om intuïtie, visie en lef. Onze ervaring is dat bij elke implementatie de domeinexpert altijd nog wordt verrast door nieuwe inzichten die leiden tot verbeteracties.
Hogere datakwaliteit leidt tot betere beslissingen
Datakwaliteit heeft vele verschijningsvormen. Denk hierbij aan datadefinities, de masterdata (klant, organisatie, product, etc), datavolledigheid, databetrouwbaarheid, etc. Veel organisaties hebben issues rondom deze aspecten van datakwaliteit.
Het verbeteren van deze datakwaliteit-issues leidt direct tot betere beslissingen. En wel vanuit twee perspectieven. Allereerst wordt voorkomen dat op basis van foutieve data verkeerde beslissingen worden genomen. Daarnaast zien we in de praktijk dat als de informatie waarop de beslissing dient te worden genomen niet betrouwbaar, volledig of juist is, dan gaat het gesprek niet over de prestaties, maar over de informatie zelf. Er gaat onnodig veel tijd verloren en het risico is groot dat er helemaal niet wordt bijgestuurd.
Sneller en vaker beslissen
Een specifiek datakwaliteitsaspect betreft tijdigheid: de mogelijkheid om sneller en vaker (en wellicht zelfs geautomatiseerd) te beslissen. We herkennen allemaal de voorbeelden dat de maandcijfers pas halverwege van de volgende maand (of later) beschikbaar zijn. Daarbij gaat kostbare tijd verloren om op basis van deze inzichten bij te sturen. Een dataplatform zorgt ervoor dat deze cijfers eerder beschikbaar zijn.
Naast het feit dat de informatie sneller beschikbaar is, kan het dataplatform gegevens ook vaker beschikbaar stellen. Denk hierbij aan voorbeelden dat bepaalde analyses maximaal één keer per week worden gemaakt, omdat de inspanning voor het verzamelen van de data voor deze analyse te veel tijd kost. Het dataplatform kan deze data geautomatiseerd verwerken en derhalve bijvoorbeeld dagelijks beschikbaar stellen.
Kijken we meer op operationeel niveau, dan dient data veelal nog veel sneller beschikbaar te worden gesteld. Dan wordt gesproken over (near) realtime. Zo wil een organisatie die pakketten bezorgt de consument zeer snel (binnen minuten) informeren over de status van zijn/haar pakketje. Ook dit soort (near) realtime toepassingen wordt gefaciliteerd door een dataplatform.
De overtreffende trap van voorgaand voorbeeld zijn de geautomatiseerde realtime-beslissingen. Een voorbeeld dat we allemaal kennen zijn de advertenties op websites die u bezoekt. Razendsnel vindt op basis van uw profiel een geautomatiseerde veiling plaats: welke adverteerder biedt de hoogste prijs voor het vullen van de reclame op deze website? In een splitsecond wordt deze veiling uitgevoerd en wordt de actie (tonen advertentie) uitgevoerd.
Beslissingen kunnen overigens niet alleen sneller worden genomen doordat de gegevens geautomatiseerd worden verzameld, maar ook omdat de informatie via inzichtelijke dashboards beschikbaar wordt gesteld. Een manager, die gebruikelijk altijd gebrek aan tijd heeft, kan snel antwoorden op zijn of haar vraag vinden. Inclusief het antwoord op de vervolgvraag. Ofwel, ook het dashboard-ontwerp zorgt ervoor dat beslissingen snel kunnen worden genomen.
Less is more: Eén versie van de waarheid en voorkomen van information overload
Information overload is het begrip dat duidt dat managers en medewerkers dagelijks zoveel informatie te verwerken krijgen, dat men het lastig vindt om een probleem te begrijpen en effectieve beslissingen te nemen. Dit probleem wordt onder andere veroorzaakt doordat een wirwar aan rapporten en excel-bestanden aan medewerkers en managers ter beschikking worden gesteld. Men ziet door de bomen het bos niet meer. Door een geïntegreerd dataplatform te bieden met daarop een logische set van rapporten en dashboard, kan deze information overload worden gereduceerd en ontstaat één versie van de waarheid. Wij zien in de praktijk dat we omgevingen met honderden rapporten kunnen vervangen door tientallen dashboards. Bovendien bevatten deze dashboards alleen de KPI’s die er echt toe doen en zicht geven op de prestaties van een organisatie(onderdeel).
Less is more
Bedrijfsmodel, strategie en bedrijfsdoelstellingen sneller en beter leren kennen
Een goede set aan rapporten en dashboards zijn afgeleid van de doelstellingen, strategie en het bedrijfsmodel van de organisatie. De KPI’s op deze dashboards zijn afgeleid van deze elementen. Daardoor leren medewerkers en managers sneller het bedrijfsmodel, strategie en doelstellingen van een organisatie kennen en kunnen daardoor ook sneller en beter bijsturen.
Meer interne en externe transparantie
Zonder geformaliseerde en gestandaardiseerde rapportages met eenduidige definities is het eenvoudig de gegevens te manipuleren. Daardoor konden de prestaties beter worden gepresenteerd dan dat deze daadwerkelijk waren. Met een dataplatform is dit verleden tijd. Dit leidt derhalve tot meer transparantie. Een andere vorm van transparantie kan het uitwisselen van informatie aan leveranciers en/of klanten zijn. Hierdoor wordt de keten ook transparanter (en flexibeler).
Wendbaarheid (agility) van de organisatie neemt toe
Vanuit een technisch perspectief zien we bij onze klanten applicaties komen en gaan, terwijl de data blijft. Door een dataplatform te introduceren blijven de rapporteren gegarandeerd beschikbaar. Dat zorgt voor meer wendbaarheid van organisaties, omdat niet alleen de informatieverstrekking op peil blijft, maar ook dat het risico van bijvoorbeeld een ERP-migratie wordt beperkt. Immers, de rapporten blijven beschikbaar in dezelfde rapporten en er ontstaan geen dubbele rapportagestromen.
Stimulans voor eigenaarschap, innovatie en zelfsturende teams
Onze ervaring is dat medewerkers en managers positief worden geprikkeld nadat ze toegang krijgen tot performance dashboards over processen en activiteiten. De betrokkenheid van medewerkers en het eigenaarschap wordt nog meer vergroot als deze prestaties zijn gekoppeld aan hogere bedrijfsdoelstellingen en strategie. Daarmee neemt ook het eigenaarschap toe en worden medewerkers en (zelfsturende) teams gestimuleerd om na te denken over innovatie. Denk hierbij aan procesverbeteringen, aanpassing van het productportfolio en het aanscherpen van de doelgroep van bepaalde productgroepen.
