Rapporten in Power BI zijn een goede manier om inzicht te krijgen in data. Met die informatie kan jij jouw werk beter doen of de organisatie beter laten presteren. Dat doe je vaak niet alleen, maar samen met collega’s. En dan is het cruciaal dat jullie allemaal dezelfde data kunnen zien. Hoe krijg je dat voor elkaar? Sander Cockx, BI Consultant bij Inergy, legt uit hoe je eenvoudig rapporten deelt in Power BI.

Laatst zag ik de film Into the Wild. Het verhaal gaat over een jongeman die alles achterlaat en de wildernis intrekt. Onderweg sluit hij bijzondere vriendschappen, maar hij eindigt uiteindelijk alleen. Precies wat hij wilde. Tenminste, dat dacht hij. Want wanneer het eigenlijk te laat is, komt hij tot de conclusie: ‘Happiness is only real when shared’. Dat zette me aan het denken. Eigenlijk maakt delen álles beter. Ook als het gaat om data. Begrijp me goed, ik zeg echt niet dat data of een Power BI dashboard je gelukkig maakt. Maar het concept van actuele en accurate data delen met klanten, je collega’s of het managementteam maakt jouw werkleven wel een stuk eenvoudiger.

Offline vs. online

Delen van data kan in Power BI zowel offline als online. Je kan Power BI Desktop-bestanden – vergelijkbaar met Excelsheets – downloaden en deze vervolgens als bijlage mailen naar iedereen die de data moet zien. Hartstikke handig, maar het nadeel daarvan is dat je statische data deelt. De bestanden zijn momentopnames en die informatie kan na een paar uur alweer anders zijn. Daarnaast heb je geen controle over wie de data ziet. Om écht te profiteren van de kracht van data, is het online delen van rapporten de beste keuze. Je data is zo namelijk altijd actueel, accuraat én jij bepaalt bij wie het terechtkomt.

Lees meer: Laat Inergy een Power BI consult uitvoeren voor jouw Power BI omgeving.

Drie veelgebruikte manieren om Power BI-rapporten te delen

Maar hoe deel je Power BI-rapporten dan eenvoudig? Er zijn drie veelgebruikte manieren:

  1. Mailen via Power BI

Publiceer eerst een rapport naar je eigen werkruimte. Vervolgens kan je via de knop ‘Delen’ e-mailadressen van collega’s of externen invullen. Je kan zelfs rapporten delen met een filtering op een specifiek niveau, bijvoorbeeld een bepaalde datum waarop een piek in de cijfers te zien is. Door de rapporten via Power BI te mailen, kan je eenvoudig belangrijke data verspreiden. Een handige functie, maar wel redelijk bewerkelijk omdat je rapporten telkens actief moet delen.

  1. Werkruimte delen

Werk je met collega’s samen op een afdeling of aan een project? Dan wil je natuurlijk niet iedere keer rapporten rondmailen. Het is dan handiger om een werkruimte in Power BI te delen. In zo’n werkruimte heb je alle belangrijke rapporten op één plek, kan je samen de data bespreken die voor jullie relevant is en voorkom je dat mensen dubbele rapporten aanmaken. Je kan er rollen met verschillende rechten toekennen: beheerder, lid, inzender of lezer. Afhankelijk van zo’n rol kunnen collega’s rapporten bewerken, alleen inzenden of alleen lezen. Een nadeel van een werkruimte is dat het wel wat uitleg vraagt voordat iemand ermee aan de slag kan.

  1. Apps maken

Is er een manier van data delen waarbij je niet hoeft uit te leggen hoe een werkruimte precies werkt? Natuurlijk. Vanuit een werkruimte kan je apps maken. Een app is een mooi vormgegeven verzameling van belangrijke rapporten en dashboards in een gebruiksvriendelijke structuur. Zo’n app komt bijvoorbeeld van pas als je een groep gebruikers hebt die alleen de data mogen lezen – en niet bewerken. Wanneer ze inloggen bij Power BI, verschijnt de app direct op hun startscherm. Toch is ook hier een nadeeltje te noemen: wanneer een beheerder informatie in een werkruimte aanpast, moet die beheerder de app opnieuw publiceren. Dan pas ziet iedereen de geüpdatete rapporten en dashboards. Maar dat is een kleine moeite.

Deel je data!

Hoe je data deelt met Power BI, bepaal je helemaal zelf. Maar wat je keuze ook is: besef dat je door data te delen jouw werkleven en het nemen van beslissingen eenvoudiger maakt. Gelukkig hoef je voor dat inzicht nu in ieder geval niet meer de wildernis in.

Wil jij ook de nieuwsbrief ontvangen? Schrijf je hier in!

Nieuwsbrief

Altijd op de hoogte zijn van het laatste nieuws van Inergy? Schrijf je in voor onze Data & Analtycis en/of LIAS nieuwsbrief en ontvang maandelijks een update.