HR-data ingezet bij Rituals

Geluk vinden in de kleine dingen van het leven. Dat is dé missie van Rituals. Dankzij een uitgebreid assortiment aan luxe home- en bodyproducten in meer dan 1.000 winkels en online weten klanten over de hele wereld Rituals gemakkelijk te vinden. “Voor een fijne klantervaring zijn onze medewerkers in de shops ontzettend belangrijk”, vertelt Joop Fiers, Head of HR Digital & Analytics bij Rituals.

“Vanuit HR verzamelen we allerlei data met betrekking tot onze medewerkers in alle landen, zoals in- en uitstroom, verloop en fte-verdeling. Maar we konden die informatie niet efficiënt genoeg aanroepen en inzien. Daarom was het voor HR belangrijk om de people analytics te professionaliseren.”

Data handmatig verzamelen

Op vrijwel alle internationale locaties van Rituals wordt met Workday gewerkt, een systeem voor Human Capital Management. Fiers: “Ons management verwacht regelmatig een update over HR-zaken. Voorheen moesten we daarvoor data uit Workday en onze andere HR-systemen, zoals payrollsoftware, halen. Dat moesten we vervolgens handmatig in een Excelsheet zetten. Daar waren we onevenredig veel tijd mee kwijt. Bovendien merkten we ook dat niet alle landen nauwkeurig genoeg waren met het invoeren en onderhouden van data. Dat zorgde al snel voor minder betrouwbare output, zoals medewerkers die volgens ons systeem drie jaar geleden geboren waren of parttimers die veertig uur werken.” 

Het is voor Rituals essentieel dat de HR-data te allen tijde betrouwbaar en consistent is. “We kozen al heel snel na de implementatie van Workday voor een permanente monitoring op datakwaliteit”, vervolgt Fiers. “Voor het professionaliseren van het People KPI-dashboard en het opzetten van een dashboard voor datakwaliteit zochten we de samenwerking op met Inergy.”

Rituals en Inergy kennen elkaar al langer. Inergy ontwikkelde een nieuw Business Intelligence platform voor Rituals en sindsdien werken de twee bedrijven nauw samen. “Ik hoor vanuit onze organisatie altijd positieve geluiden over de samenwerking met Inergy”, legt Fiers uit. “Daarom vroeg ik ze logischerwijs ook bij dit HR-project te helpen.” 

Inzicht in KPI’s en datakwaliteitsproblemen

Om de HR-data sneller te kunnen raadplegen, besloten Rituals en Inergy een KPI-dashboard in Microsoft Power BI te ontwikkelen. “We hebben samen eerst onderzocht welke elementen volgens Rituals zorgen voor blij en tevreden personeel”, vertelt Melvin Agten, Business Consultant Data Science bij Inergy. “Hoe verder je daarop inzoomt, hoe duidelijker wordt wat je dan moet meten – en dus wat de KPI’s moeten zijn waar je direct op wil kunnen sturen. Aan de hand van interviews met interne stakeholders brachten we alle HR-doelstellingen volgens een logische oorzaak-gevolgstructuur in kaart. Vervolgens heb ik samen met de HR-dataspecialist van Rituals geïnventariseerd welke data we moesten ontsluiten.” 

Om de datakwaliteit in alle HR-systemen te verbeteren, wilde Rituals een Power BI-dashboard dat kwaliteitsissues inzichtelijk maakt. “Je moet kunnen vertrouwen op je data”, stelt Fiers. “Zolang er veel data niet klopt, blijf je altijd twijfelen aan de data die je ziet. Dit dashboard laat zien welke data incorrect of onvolledig is én in welk systeem we moeten zijn om het op te lossen.” 

Agten vult aan: “Tachtig databasevelden worden nu permanent gecontroleerd. Denk aan kenmerken van medewerkers, zoals initialen, geslacht en geboortedatum. Maar bijvoorbeeld ook wanneer een medewerker Rituals heeft verlaten of juist promotie heeft gemaakt.” De totstandkoming van het datakwaliteitdashboard kende een fikse uitdaging. “Er bestond geen overzicht van de datastromen tussen Workday en andere HR-systemen”, verklaart Agten. “Daarom hebben we alle datastromen in kaart moeten brengen, zodat we exact wisten welke logica we op welke datastroom moesten toepassen.”

Toekomstbestendige dashboards

Fiers kijkt terug op een fijne samenwerking met Inergy. “De consultants van Inergy namen ons stap voor stap mee in het proces en gaven continu heldere terugkoppeling – dat werkt gewoon erg prettig”, stelt hij. “Ze komen afspraken na en zetten niet achteloos even een dashboard in elkaar. Door onder andere eerst te onderzoeken hoe onze processen lopen en een KPI-raamwerk neer te zetten, zorgt Inergy voor toekomstbestendige dashboards.”

Proactiever sturen op ontwikkelingen

Inmiddels werken alle landen intensief met beide dashboards. Fiers: “Het KPI-dashboard biedt enorme meerwaarde. We kunnen nu op één plek alle cruciale data inzien en ons management dus ieder moment voorzien van de informatie die ze nodig hebben. Het dashboard wordt iedere maand automatisch ververst. Ondanks enkele handmatige controles die we op dit moment nog moeten uitvoeren, scheelt het ons erg veel uitzoek- en verzamelwerk. Bovendien kunnen we nu veel sneller en beter ontwikkelingen signaleren, waardoor we proactiever kunnen sturen.” 

Ook het dashboard voor datakwaliteit bewijst zijn waarde al. “Collega’s in alle landen zijn actief bezig met het opschonen en aanvullen van data”, constateert Fiers. “Dat zorgt indirect ook voor meer bewustwording over het belang van goede datakwaliteit. Daarnaast krijgen wij meer inzicht in waar issues ontstaan, waardoor we processen kunnen gaan aanpassen.” 

Data leeft binnen Rituals

De eerste stap naar nog meer professionalisering is gezet. En dat merkt Fiers meteen. “Collega’s discussiëren nu, in positieve zin, over onze data. Bijvoorbeeld waarom de turnover verschilt per land. En ik krijg steeds meer verzoeken om nog meer data in te kunnen zien. Dus het leeft. Dat is mooi. Inergy heeft met deze dashboards echt een uitstekend en belangrijk fundament gelegd waarop we verder kunnen bouwen.”