In de wereld van Business Intelligence (BI) en Analytics is Self Service BI populair. Daarmee verzamelen medewerkers data die ze vervolgens rapporteren in bijvoorbeeld dashboards. Niet meer afhankelijk van de ICT-afdeling zijn lijkt ideaal, maar Self Service BI brengt ook een aantal risico’s met zich mee. Floris Lemkes, Power BI Consultant bij Inergy, zet ze voor je op een rijtje.
Het concept van Self Service is eenvoudig: de klant bedient zichzelf. Voorheen gebeurde dat door het personeel. Denk bijvoorbeeld aan tankstations, warenhuizen of een zelfbedieningsrestaurant. De klant redt zichzelf prima en het personeel is alleen nog aanwezig voor ondersteunende taken.
“Tegenwoordig kom je deze vorm van zelfbediening op veel meer plekken tegen”, vertelt Floris. “Leveranciers van BI-tools positioneren hun product als een Self Service tool. Het bekendste voorbeeld daarvan is Power BI van Microsoft.”
Lees ook:
5 redenen waardoor meer dan één versie van de waarheid ontstaat
De 4 risico’s van Self Service BI
Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van de ICT-afdeling, maar kunnen volledig zelfstandig aan de slag. Volgens Floris biedt dat enorm veel flexibiliteit, maar kleven er ook risico’s aan. Hij vertelt over de vier grootste risico’s.
1. Modelleren en definiëren van meetwaarden
“Hoewel Power BI gebruiksvriendelijk is, schuilt daarin juist ook het gevaar van onderschatting. Modelleren en definiëren van meetwaarden met DAX zijn namelijk simple, but not easy”, legt Floris uit. “Zonder echte kennis van DAX kan je niet met zekerheid zeggen of de meetwaarde het juiste getal geeft en of het dat in elke situatie blijft doen. Sturen op data is dan gevaarlijk.”
2. Wildgroei aan rapporten
“Er is een kans dat meerdere medewerkers – gedeeltelijk – hetzelfde rapport maken. Zo ontstaat er al snel een wildgroei aan rapporten en loop je het risico dat de gemaakte rapporten andere definities bevatten dan centraal is afgesproken. Is die KPI nou wel of niet gehaald? De vraag is of het ontwikkelproces efficiënt is. Vaak is er sprake van onnodig dubbel verricht werk doordat niet duidelijk is welke informatie inzichtelijk is gemaakt en in welk rapport dat inzicht te vinden is”, aldus Floris.
3. Non-functionele eisen
“Door het succes van de gemaakte rapporten vergeten mensen vaak aandacht te schenken aan de non-functionele eisen, terwijl die ook heel belangrijk zijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om autorisatie, performance-optimalisatie, datakwaliteitscontroles, voldoen aan de AVG-eisen, documentatie en releaseproces. Meestal heeft de maker van het rapport geen tijd of kennis om de non-functionele eisen goed in te richten.”
4. Beheer en onderhoud
“Vaak hebben gebruikers geen zin of tijd om een rapport te onderhouden en beheren. Terwijl bekend is dat beheer en onderhoud van een IT-oplossing de meeste tijd en energie vergen. Besteed daarom ook aan dit aspect voldoende tijd en aandacht.”
Lees ook:
Verklein de grootte van je dataset en los problemen met performance op
Governed Self Service BI
De vier genoemde risico’s maken duidelijk dat je voorzichtig moet omgaan met Self Service BI. Floris ziet meer toekomst in een gekaderde variant van Self Service BI. “Daarmee organiseer je een goede balans tussen vrijheid en beheersbaarheid. Zie het als onze verkeersregels. Ook die zorgen ervoor dat de mogelijkheden verruimen en juist niet beperken, door het voorkomen van chaos.”. Het voorkomen en verhelpen van ordeloosheid in Power BI is essentieel. “Ik introduceer graag Governed Self Service BI. Een gekaderde variant van de huidige vorm van Self Service BI”.
Een gekaderde variant van Self Service BI
Governed Self Service BI
Governed Self Service BI: een gekaderde variant van de huidige vorm. Ontdek zelf de voordelen van deze BI variant.
