Klant sinds 2010

Gemeente Someren

Sturing op concern- en afdelingsniveau

Manuel Kolen, financieel adviseur: “De uitdagingen zijn gerealiseerd op het gebied van efficiency en kwaliteit. Maar juist door LIAS breder in te zetten dan de oorspronkelijke doelstelling (alleen begroting en jaarverslag), is er ook een betere sturing op concern- en afdelingsniveau tot stand gebracht”.

In één maandelijkse verantwoording wordt geautomatiseerd op meerdere niveaus en voor verschillende perspectieven sturingsinformatie gegenereerd die inmiddels vast onderdeel van de PDCA-cyclus is geworden. Het maandelijkse LIAS-rapport (om het even welk) is zó belangrijk gebleken om in de organisatie tot gesprek te komen, dat wil je echt wel weten! (variant op het Ster-spotje van de verzekeringsmaatschappij “dat wil je niet weten”).

“Door LIAS breder in te zetten dan de oorspronkelijke doelstelling (alleen begroting en jaarverslag), is er ook een betere sturing op concern- en afdelingsniveau tot stand gebracht.”
Manuel Kolen – Financieel adviseur gemeente Someren

Eye opener

Tijdens de eerste implementatie bleek dat de ‘doelenboom’ ook ingezet kon worden voor verschillende andere rapportages, ook als die buiten het bereik van de begroting lagen. Zo hebben we LIAS o.a. ingezet om de uitvoering van besluiten in het kader van een kerntakendiscussie op kwartaalbasis te monitoren.

Standaard vervaardigen wij nu maandelijks met LIAS afdelingsgerichte voortgangsrapportages vanuit de begroting die op kwartaalbasis worden “opgetild” naar het niveau van bestuursrapportage. Dat laatste is met LIAS ook een fluitje van een cent. Uit de input voor de MaRap’s distilleren we ook een jaarplanning voor de raad die maandelijks geactualiseerd wordt. En in het verlengde daarvan maken we met dezelfde gegevens ook afdelingsplanningen, met daarin natuurlijk de onderwerpen en investeringsposten vanuit de begroting maar dan aangevuld met een aantal majeure onderwerpen die specifiek binnen een afdeling spelen. Zo heeft ook het afdelingshoofd maandelijks overzicht op de belangrijkste zaken binnen de afdeling.

De missie

Een snellere en efficiëntere werkwijze voor het opstellen van onze financiële rapportages (onder andere de begroting, de jaarrekening, afdelingsrapportages, raadskalender).
De losse Microsoft Word- en Excel bestanden die binnen onze organisatie in omloop waren elimineren en een duidelijke structuur aanbrengen in de informatievoorziening. (bestandsbeheer).
Met 1 druk op de knop een boekwerk samenstellen en/of managementinformatie presenteren.

Slimme vondst
LIAS heeft geleid tot efficiëntie, tijdsbesparing en betrouwbaarheid in de cijfers (er is maar één waarheid).
Door de invoering van LIAS zijn we sneller in staat om rapportages en managementinformatie aan te leveren. Doordat we alle gegevens (tekst en cijfers) in één database beschikbaar hebben is er aanzienlijke tijdswinst geboekt op het samenstellen van de “boekwerken” (begroting, jaarrekening). Er komen met LIAS Enterprise nu ook gemakkelijker rapportages binnen bereik waarbij gegevens uit verschillende bronnen gecombineerd kunnen worden. Daarmee kunnen diverse managementrapportages worden gedefinieerd die met grote frequentie “met een druk op de knop” te maken zijn.

Sleutel tot succes

De sleutel tot succes ligt in het creëren van draagvlak bij directie en managementteam, betrouwbare software en vakkundige consultants.
Kennis binnen de organisatie van het pakket (applicatiebeheer) en behoeften (P&C) zijn een voorwaarde om gebruikers optimaal te kunnen bedienen en ondersteunen.

In de gemeente Someren zijn de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Rapporteurs in LIAS zijn daarmee doorgaans ook de uitvoerende medewerkers. Omdat de teksten van de rapporteurs (in principe) zonder verdere tussenkomst gepubliceerd worden, is het bij ons wel belangrijk geweest om aandacht te schenken aan de rapportagetechniek en het ontwikkelen van de zogenaamde politieke antenne.