Klant sinds 2009

Gemeente Zaanstad

LIAS zorgt er bij gemeente Zaanstad voor dat er een gemeenschappelijke basis is voor het samenwerken aan planning en control. Hierdoor ontstaat duidelijkheid in het proces en ieders verantwoordelijkheid.

Lees verder

Automatiseren van P&C

De doelstellingen van het automatiseren van planning en control bij de gemeente Zaanstad zijn:

Inzicht krijgen in de opbouw van de begroting
Centraliseren van de meerjarenbeheersbegroting
Over de volle breedte van de organisatie transparantie van de beheersbegroting (meerjarig)
Afhankelijkheid van excel (foutgevoelig) afgebouwd krijgen
Goed versiebeheer op de Planning en Control-documenten

Slimme vondst

De problemen bij het consolideren van de begroting behoren tot het verleden. Daarnaast zagen we dat gebruikers, met name P&C-ers, in het begin nog heel sterk aan het controleren waren of alles wel aansloot (oude manier van werken). Dat was overbodig en behoort inmiddels tot het verleden. Je ziet toch dat sommige gebruikers een acceptatie periode nodig hebben om vertrouwen te krijgen. Vanuit concern was dat vertrouwen er vanaf dag één.

“Er is rust en overzicht ontstaan, doordat er één plek is waar uitvoering wordt gegeven aan planning en control. Een transparant proces en snelle informatievoorziening.”
Erik Peek – strategisch adviseur bij Gemeente Zaanstad

Resultaat

Erik Peek, concern treasurer / strategisch adviseur bij de Gemeente Zaanstad: “Er is rust en overzicht ontstaan, doordat er één plek is waar uitvoering wordt gegeven aan planning en control. Een transparant proces en snelle informatievoorziening. Er is geen blackbox meer. Bovendien presenteren wij de P&C producten inmiddels online en zetten stappen naar het uitfaseren van boekwerken en PDF’s”.

Enkele andere mooie resultaten zijn:

Foutgevoeilige Excel-sheets behoren tot het verleden
Sterk verbeterd versiebeheer op P&C producten. Geen gedoe meer met formats en zoekgeraakte informatie
Vroegtijdig gemeentebreed inzicht in de ontwikkeling van de begroting
De “blackbox” die de domeinbegroting was komt boven tafel en er zijn geen “geheimen” meer
Documenten zijn gedurende het proces goed inzichtelijk en iedereen kan “meedenken”. De inhoud is van iedereen geworden, gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Eye opener

De taakverdeling tussen P&C en de lijn wordt mede afgedwongen door LIAS Enterprise. Hierdoor ontstaat duidelijkheid in het proces en ieders verantwoordelijkheid. LIAS ondersteunt daarin en zorgt dat er een gemeenschappelijke basis is voor het samen werken aan planning en control.

Sleutel tot succes

Enkele tips uit Zaanstad die je kan meenemen zijn:

Gebruik software die betrouwbaar is en doet wat er beloofd is.
Gebruik software die gebruikersvriendelijk is.
Laat zoveel mogelijk geledingen van de organisatie gebruik maken van de software.
Kweek goodwill binnen jouw organisatie.
Zorg voorgoede communicatie, trainingen en ondersteuning aan de gebruikers.